Profesión secretario

  • Secretario

Los secretarios (generales) llevan a cabo funciones de oficina y administrativas rutinarias como elaborar borradores de la correspondencia, programar citas, organizar y mantener archivos en papel y electrónicos o facilitar información a quienes llamen o a los visitantes.

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Tipos de personalidades

  • Convencional / Emprendedor

Tareas secretario

  • Responder, filtrar y pasar llamadas telefónicas, tomar mensajes y ocuparse de las solicitudes de información y de peticiones.
  • Recibir a los visitantes y guiarlos hacia las personas correspondientes.
  • Abrir, clasificar y repartir la correspondencia entrante, incluyendo los faxes y el correo electrónico, y preparar respuestas a la correspondencia que contenga preguntas rutinarias.
  • Redactar la correspondencia, memorandos, informes, presentaciones y otros documentos a partir de borradores, copias manuscritas, dictados a máquina, etc, por ejemplo, por medio de ordenadores con una serie de paquetes de software.
  • Archivar y recuperar documentos, correspondencia, registros e informes y establecer sistemas de archivado.
  • Concertar citas y mantener las agendas.
  • Organizar los preparativos de viajes, los itinerarios de los viajes, las conferencias y las funciones sociales.
  • Preparar el orden del día y hacer preparativos para las reuniones (por ejemplo, reuniones de comités y de la junta), asistir a las reuniones y redactar las actas.
  • Pedir y mantener los suministros de la oficina.
  • Mantenerse informados sobre la forma de utilización del equipo de oficina como los ordenadores, los aparatos de fax, las fotocopiadoras, las impresoras, los escáneres y los sistemas telefónicos e informar sobre los equipos de oficina que no funcionen.
  • Servir refrescos, por ejemplo, a los directores y a los visitantes.

Ocupaciones afines servicios de apoyo (interno)

  • Administrador educativo
  • Administrativo de oficina
  • Administrativo de planificación de personal
  • Administrativo de programación de trasnporte
  • Administrativo de transporte
  • Administrativo publicitario
  • Ayudante de catering
  • Cartógrafo
  • Director del departamento de marketing
  • Encargado del compras de compras
  • Encargado del departamento de ventas
  • Gerente de producción u operaciones
  • Gerente del departamento de finanzas
  • Gerente del departamento de personal
  • Gerente del departamento de publicidad
  • Gerente del departamento de relaciones públicas
  • Habilidoso
  • Ilustrador técnico
  • Limpiador de oficinas, escuelas u otros establecimientos
  • Oficial de personal
  • Profesional de marketing
  • Profesional de relaciones públicas
  • Recaudador de fondos
  • Recepcionista o telefonista
  • Redactor de textos técnicos
  • Representante de ventas
  • Representante de ventas de otros productos
  • Representante de ventas de productos de granja
  • Representante de ventas de productos técnicos
  • Responsable de compras
  • Responsable de compras de productos de agrícolas
  • Responsable de compras de productos técnicos
  • Técnico informático de soporte técnico
  • Tasador de costes
  • Teneduría de libros contables
  • Topógrafo
  • Trabajador de transportes