Profesión secretario ejecutivo

  • Secretario ejecutivo

Los secretarios ejecutivos prestan apoyo administrativo de alto nivel a los ejecutivos ocupándose de las peticiones de información y llevando a cabo funciones de oficina como preparar la correspondencia, recibir a los visitantes, organizar las reuniones y gestionar los programas. También pueden supervisar al personal de oficina de nivel inferior.

¿Le gustaría saber qué tipo de carrera y profesiones le conviene mejor? Lea nuestro artículo sobre los códigos de Holland.

Tipos de personalidades

  • Convencional / Emprendedor

Tareas secretario ejecutivo

  • Responder, filtrar y pasar llamadas telefónicas, tomar mensajes y ocuparse de las solicitudes de información y de peticiones.
  • Recibir a los visitantes y guiarlos hacia las personas correspondientes.
  • Abrir, clasificar y repartir la correspondencia entrante, incluyendo los faxes y el correo electrónico, y preparar respuestas a la correspondencia que contenga preguntas rutinarias.
  • Leer y analizar los memorandos entrantes, las presentaciones y los informes para determinar su importancia y planificar su reparto.
  • Escribir la correspondencia, memorandos, informes, presentaciones y otros documentos a partir de borradores, copias manuscritas, dictados a máquina, etc, por ejemplo, por medio de ordenadores con una serie de paquetes de software.
  • Archivar y recuperar documentos, correspondencia, registros e informes y establecer sistemas de archivado.
  • Gestionar y mantener los programas de los ejecutivos.
  • Organizar los preparativos de viajes, los itinerarios de los viajes, las conferencias y las funciones sociales para los ejecutivos.
  • Preparar el orden del día y hacen preparativos para las reuniones (por ejemplo, reuniones de comités y de la junta), asistir a las reuniones y redactar las actas.
  • Realizar búsquedas de información y recopilarla para los ejecutivos.
  • Llevar a cabo tareas generales de oficina como los pedidos de suministros, servir refrescos e informar sobre equipos de oficina que no funcionen.
  • Supervisar a otros trabajadores de la oficina y delegar trabajo en ellos.

Ocupaciones afines secretaría

  • Asistente personal
  • Jefe de oficina
  • Otros secretarios
  • Secretario administrativo
  • Secretario de actas
  • Secretario de equipo o departamento
  • Secretario de proyectos
  • Secretario legal
  • Secretario o recepcionista médico