Profesión empleado de oficina / empleada de oficina

Los empleados de oficina son responsables de ejecutar tareas de oficina y administrativas en un contexto de oficinas, y prestar apoyo a las operaciones comerciales dentro de un departamento. Prestan asistencia a todo el personal administrativo, secretarios y a asistentes mediante la clasificación del correo, la cumplimentación de formularios y documentos, responder al teléfono, saludar a los clientes, programar reuniones y servir bebidas.

Tipos de personalidades

• Convencional / Social

Ocupaciones afines administrativos

• Administrativa secretaria
• Administrativo de adquisiciones o compras
• Administrativo de archivado
• Administrativo de codificación
• Administrativo de contabilidad
• Administrativo de corretaje
• Administrativo de créditos
• Administrativo de estadística
• Administrativo de existencias
• Administrativo de facturación
• Administrativo de fletes
• Administrativo de formularios
• Administrativo de hipotecas
• Administrativo de marketing
• Administrativo de nóminas
• Administrativo de pedidos
• Administrativo de personal
• Administrativo de pesaje
• Administrativo de planificación de la producción
• Administrativo de programación de materiales
• Administrativo de programacion de pedidos
• Administrativo de seguros
• Administrativo de ventas
• Administrativos de apertura de cuentas
• Empleado de cuentas
• Gerente del departamento de servicios administrativos
• Otros administrativos de oficina
• Supervisor directo de personal administrativo de oficina

Conocimientos

• Confidencialidad de la información

  Los mecanismos y reglamentos que permiten un control de acceso selectivo y garantizan que solo las partes autorizadas (personas, procesos, sistemas y dispositivos) tengan acceso a los datos, así como el modo de cumplir con la obligación de mantener la información confidencial y los riesgos de incumplimiento.

• Normas y directrices de gestión de empresas

  El conjunto de normas que rigen la actividad de una empresa.

Capacidades

• Ajustar la forma al contenido

  Ajustar la forma al contenido a fin de garantizar su encaje.

• Gestionar paquetes entregados

  Administrar paquetes enviados y garantizar que todos lleguen a su destino a tiempo.

• Procesar datos

  Introducir información en un sistema de almacenamiento y recuperación de datos a través de procesos como el escaneado, la codificación manual o transferencia electrónica de datos con el fin de procesar grandes cantidades de datos.

• Preparar correspondencia para clientes

  Redactar, preparar y emitir correspondencia a los clientes para informarles sobre facturas pendientes, comunicaciones de artículos promocionales, cartas de disculpa o correos de felicitación.

• Comunicarse con los clientes

  Responder a los clientes y comunicarse con ellos de la manera más eficaz y adecuada para que puedan acceder a los productos o servicios deseados, o para ofrecerles cualquier otra ayuda que puedan necesitar.

• Seguir las instrucciones de los gestores y directivos

  Procesar las instrucciones, normalmente orales, proporcionadas por los gestores y directivos sobre las actuaciones que deben llevarse a cabo. Tomar nota, preguntar y adoptar medidas sobre las solicitudes encargadas.

• Difundir comunicaciones internas

  Difundir las comunicaciones internas a través de los diferentes canales de comunicación que una empresa tiene a su disposición.

• Rellenar formularios

  Cumplimentar formularios de naturaleza diferente con información precisa, caligrafía legible y de manera oportuna.

• Aplicar reglas gramaticales y ortográficas

  Aplicar las reglas ortográficas y gramaticales y garantizar la coherencia en los textos.

• Utilizar distintos métodos de comunicación

  Hacer uso de varios tipos de canales de comunicación, como la comunicación verbal, escrita, digital y telefónica, con el fin de construir y compartir ideas o información.

• Facilitar el acceso a la información

  Preparar documentos para su archivo; asegurarse de que se pueda acceder fácilmente a la información en todo momento.

• Ocuparse del correo

  Ocuparse del correo teniendo en cuenta las cuestiones de protección de datos, los requisitos de salud y seguridad y las especificaciones de los distintos tipos de correo.

• Realizar actividades corrientes de oficina

  Programar, preparar y realizar las actividades cotidianas necesarias en las oficinas como el envío de correo, la recepción de suministros, la actualización de directivos y empleados y el buen funcionamiento de las operaciones.

• Organizar las instalaciones para el personal de la oficina

  Gestionar el calendario de reservas en relación con las conferencias y reuniones de naturaleza interna o externa. Comparar precios y reservar viajes de desplazamiento o alojamiento para el personal de la oficina.

• Distribuir la correspondencia a los departamentos de la empresa

  Clasificar la correspondencia entrante, seleccionar cartas y paquetes prioritarios y distribuirlos a los distintos departamentos de la empresa.

• Llevar un registro de la correspondencia

  Clasificar la correspondencia y adjuntar registros o archivos anteriores de correspondencia con los correos entrantes.

• Entregar correspondencia

  Distribuir correspondencia, periódicos, paquetes y mensajes privados a los clientes.

• Archivar documentos

  Crear un sistema de archivo. Redactar un catálogo de documentos. Etiquetar documentos, etc.

• Utilizar sistemas administrativos

  Realizar un uso adecuado y oportuno de los sistemas ofimáticos utilizados en las instalaciones empresariales, en función del objetivo, ya sea para la recopilación de mensajes, el almacenamiento de información de los clientes o la programación de las agendas. Ello incluye la administración de sistemas como la gestión de relaciones con los clientes, la gestión de proveedores, el almacenamiento y los sistemas de correo de voz.

• Comunicarse por teléfono

  Comunicarse por teléfono haciendo y respondiendo llamadas de forma oportuna, profesional y educada.

• Organizar los documentos de la empresa

  Agrupar los documentos procedentes de la fotocopiadora, el correo o las operaciones empresariales diarias.

• Transmitir los mensajes

  Recibir, procesar y transmitir mensajes a personas procedentes de llamadas telefónicas, faxes, cartas y correos electrónicos.

Conocimientos y capacidades optativas

Source: Sisyphus ODB