Profesión empleado administrativo de archivos / empleada administrativa de archivos

Los administrativos de archivado archivan correspondencia, fichas, facturas, recibos y otros registros en orden alfabético o numérico o según el sistema de archivado que se emplee. Localizan y retiran material de los archivos cuando se solicita.

Tipos de personalidades

• Convencional / Realista

Tareas empleado administrativo de archivos/empleada administrativa de archivos

• Mantener registros de los materiales (documentos, correspondencia, registros médicos o de otro tipo) que se archivan mediante, por ejemplo, ordenadores o libros de registros.
• Agregar nuevos materiales a los registros de archivos y crear nuevos registros según sea necesario.
• Recopilar los materiales relevantes que se hayan de archivar, por ejemplo de departamentos y empleados.
• Estudiar los materiales entrantes con el fin de determinar cómo y dónde se deben clasificar o archivar.
• Ordenar o clasificar la información según directrices como el contenido, la finalidad, los criterios del usuario o el orden cronológico, alfabético o numérico.
• Asignar y registrar o imprimir números o códigos de identificación con el fin de indexar los materiales para archivar.
• Encontrar y recuperar información de archivos en respuesta a solicitudes de usuarios autorizados y prestan, copiar o duplicar documentos u otros registros si es necesario.
• Rastrear los materiales retirados de los archivos con el fin de asegurar que se devuelvan los archivos pedidos en préstamo.
• Organizar el almacenaje de materiales (por ejemplo en archivadores, cajas y medios de almacenamiento) según la información sobre la clasificación e identificación.
• Retirar el material antiguo de los registros de los archivos que se ajusten a periodos legales de mantenimiento de archivos.
• Llevar a cabo tareas generales de oficina como transcribir, manejar aparatos de oficina y clasificar el correo.

Ocupaciones afines administrativos

• Administrativa secretaria
• Administrativo de adquisiciones o compras
• Administrativo de codificación
• Administrativo de contabilidad
• Administrativo de corretaje
• Administrativo de créditos
• Administrativo de estadística
• Administrativo de existencias
• Administrativo de facturación
• Administrativo de fletes
• Administrativo de formularios
• Administrativo de hipotecas
• Administrativo de marketing
• Administrativo de nóminas
• Administrativo de oficina
• Administrativo de pedidos
• Administrativo de personal
• Administrativo de pesaje
• Administrativo de planificación de la producción
• Administrativo de programación de materiales
• Administrativo de programacion de pedidos
• Administrativo de seguros
• Administrativo de ventas
• Administrativos de apertura de cuentas
• Empleado de cuentas
• Gerente del departamento de servicios administrativos
• Otros administrativos de oficina
• Supervisor directo de personal administrativo de oficina

Conocimientos

• Confidencialidad de la información

  Los mecanismos y reglamentos que permiten un control de acceso selectivo y garantizan que solo las partes autorizadas (personas, procesos, sistemas y dispositivos) tengan acceso a los datos, así como el modo de cumplir con la obligación de mantener la información confidencial y los riesgos de incumplimiento.

Capacidades

• Realizar tareas administrativas

  Realizar tareas administrativas como archivar, redactar informes y mantener correspondencia por correo.

• Garantizar la transparencia de la información

  Garantizar que la información requerida o solicitada se facilite de un modo claro y completo, de manera que no retenga explícitamente la información, al público o a las partes solicitantes.

• Llevar a cabo la gestión de registros

  Gestionar el ciclo de vida de los registros de las instituciones, personas, órganos sociales, recopilaciones e historia oral.

• Asegurar la correcta gestión de documentos

  Garantizar que se sigan los estándares de seguimiento y registro y las normas de gestión documental, por ejemplo, garantizando la identificación de los cambios, que los documentos sigan siendo legibles y que no se utilicen documentos obsoletos.

• Rellenar formularios

  Cumplimentar formularios de naturaleza diferente con información precisa, caligrafía legible y de manera oportuna.

• Llevar registros de tareas

  Organizar y clasifique registros de informes preparados y correspondencia relacionada con el trabajo realizado y registros de progresos de tareas.

• Organizar los documentos de la empresa

  Agrupar los documentos procedentes de la fotocopiadora, el correo o las operaciones empresariales diarias.

• Respetar los principios de protección de datos

  Garantizar que el acceso a los datos personales o institucionales se ajuste al marco jurídico y ético que rige dicho acceso.

• Utilizar sistemas administrativos

  Realizar un uso adecuado y oportuno de los sistemas ofimáticos utilizados en las instalaciones empresariales, en función del objetivo, ya sea para la recopilación de mensajes, el almacenamiento de información de los clientes o la programación de las agendas. Ello incluye la administración de sistemas como la gestión de relaciones con los clientes, la gestión de proveedores, el almacenamiento y los sistemas de correo de voz.

• Archivar documentos

  Crear un sistema de archivo. Redactar un catálogo de documentos. Etiquetar documentos, etc.

• Facilitar el acceso a la información

  Preparar documentos para su archivo; asegurarse de que se pueda acceder fácilmente a la información en todo momento.

Conocimientos y capacidades optativas

Source: Sisyphus ODB