Profesión secretario

Los secretarios (generales) llevan a cabo funciones de oficina y administrativas rutinarias como elaborar borradores de la correspondencia, programar citas, organizar y mantener archivos en papel y electrónicos o facilitar información a quienes llamen o a los visitantes.

Tareas

• Responder, filtrar y pasar llamadas telefónicas, tomar mensajes y ocuparse de las solicitudes de información y de peticiones.
• Recibir a los visitantes y guiarlos hacia las personas correspondientes.
• Abrir, clasificar y repartir la correspondencia entrante, incluyendo los faxes y el correo electrónico, y preparar respuestas a la correspondencia que contenga preguntas rutinarias.
• Redactar la correspondencia, memorandos, informes, presentaciones y otros documentos a partir de borradores, copias manuscritas, dictados a máquina, etc, por ejemplo, por medio de ordenadores con una serie de paquetes de software.
• Archivar y recuperar documentos, correspondencia, registros e informes y establecer sistemas de archivado.
• Concertar citas y mantener las agendas.
• Organizar los preparativos de viajes, los itinerarios de los viajes, las conferencias y las funciones sociales.
• Preparar el orden del día y hacer preparativos para las reuniones (por ejemplo, reuniones de comités y de la junta), asistir a las reuniones y redactar las actas.
• Pedir y mantener los suministros de la oficina.
• Mantenerse informados sobre la forma de utilización del equipo de oficina como los ordenadores, los aparatos de fax, las fotocopiadoras, las impresoras, los escáneres y los sistemas telefónicos e informar sobre los equipos de oficina que no funcionen.
• Servir refrescos, por ejemplo, a los directores y a los visitantes.

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