Profesión administrativo de archivado

Los administrativos de archivado archivan correspondencia, fichas, facturas, recibos y otros registros en orden alfabético o numérico o según el sistema de archivado que se emplee. Localizan y retiran material de los archivos cuando se solicita.

Tareas

• Mantener registros de los materiales (documentos, correspondencia, registros médicos o de otro tipo) que se archivan mediante, por ejemplo, ordenadores o libros de registros.
• Agregar nuevos materiales a los registros de archivos y crear nuevos registros según sea necesario.
• Recopilar los materiales relevantes que se hayan de archivar, por ejemplo de departamentos y empleados.
• Estudiar los materiales entrantes con el fin de determinar cómo y dónde se deben clasificar o archivar.
• Ordenar o clasificar la información según directrices como el contenido, la finalidad, los criterios del usuario o el orden cronológico, alfabético o numérico.
• Asignar y registrar o imprimir números o códigos de identificación con el fin de indexar los materiales para archivar.
• Encontrar y recuperar información de archivos en respuesta a solicitudes de usuarios autorizados y prestan, copiar o duplicar documentos u otros registros si es necesario.
• Rastrear los materiales retirados de los archivos con el fin de asegurar que se devuelvan los archivos pedidos en préstamo.
• Organizar el almacenaje de materiales (por ejemplo en archivadores, cajas y medios de almacenamiento) según la información sobre la clasificación e identificación.
• Retirar el material antiguo de los registros de los archivos que se ajusten a periodos legales de mantenimiento de archivos.
• Llevar a cabo tareas generales de oficina como transcribir, manejar aparatos de oficina y clasificar el correo.

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